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どういった経費の不正利用が起こりうるか

 経費の利用状況が正しくあるべき理由はいくつかあるでしょう。税制上、不正利用は許されないというのはもちろんのこと、不正を犯した人が得をするというような環境では、有能な人材ほど愛想をつかして流出してしまいます。さらには小さな経費の不正利用は、やがて大きな金額の不正へとエスカレートする可能性を秘めています。

 経費の不正利用は「数百円だから見逃してもいい」といった類の問題ではありません。近年重要視されるようになったコンプライアンスを強化していく上でも、小さな不正を小さなうちに検知し、利用状況を是正していくことが大切です。

 そこで、不正利用を検知するための事前知識として、どういった不正利用が起こりうるのか、ご紹介します。

交通費の不正利用

 レシートなどの証憑が不要な交通費は、不正請求が起こりやすい領域です。お客様先や、複数の拠点・小売店などを頻繁に訪れる場合、定期区間を差し引かずに全ルートを申請することも、不正な経費利用となります。

 長距離移動の場合、新幹線や飛行機の正規利用料金を申請して、実際には割安チケットで乗車したり、夜行バスや自家用車などで移動して、差額を着服するという事例も起きています。

 また不必要なグリーン車やタクシーの利用も、会社の規定によっては不正経費利用となる場合もあるでしょう。

交際費・会議費

 仕事と関係のない私的な飲食代を交際費として請求したり、キャバクラや性風俗店のような不適切な店舗利用も、経費として処理するには問題があります。また、高級店舗での飲食代を、参加者人数を水増しすることで、一人当たりの金額を低く見えるように改ざんする例もあります。金額改ざんでは別の例もあり、数字を付け足したり変更するなどして、実際に支払ったよりも多い金額を経費として請求するといった不正請求も起こりえます。

 さらには、飲食店と結託して、利用実態のない架空の領収書を発行し、経費としてお金を受け取っていたり、レシートと領収書の両方を利用した二重申請の事例もあります。

 また、新型コロナウイルス感染予防の観点などから、昨今、接待を伴う飲食を禁止する企業が増えています。しかし目検で店舗の業態を見分けることは困難であり、そのような店舗で経費を利用することも不正と判断される可能性があります。

出張にまつわる費用

 出張そのものの実態がないのに、行ったふりをする「カラ出張」は頻出しており、出張の苦労を労うための日当を不当に得るという事例が多発しています。さらには交通費やホテル代を一旦個人のクレジットカードで決済して経費精算したあと、移動・ホテルの予約をキャンセルするという手段も見受けられます。形骸化した上長承認のステップでは見抜くことができず、異なる部門である経理担当者が見抜くのは難しい領域です。

不正検知は、罰するためではなく守るため

 経費の不正利用は、ごく一部の悪い人のみが計画的に犯す罪ではなく、ふと魔がしてしまった善良な従業員も、手を染めてしまう可能性があるのです。誰にも気づかれないからと繰り返しているうちに手段が大胆に、金額が大きくなり、発覚したときには解雇や刑事告訴につながるような大きな事件になってしまった例も少なくありません。

 不正を検知することは、従業員や会社を守ることでもあるのです。