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経費精査AI「SAPPHIRE」の導入で何が変わる?全社の経費利用額が5%も削減!

 AIという言葉を目にする機会が増えて久しいですが、身の回りにAIが導入され便利になったと感じている方は、まだそれほど多くはないかもしれません。しかしコロナ禍によって日本のDXは想定を超えて加速しました。情報がデジタル化されたことで、AIを活用できる領域が増えています。

 経費精算領域もそのうちのひとつです。令和2年10月には電子帳簿保存法が改正され、キャッシュレス決済の際の領収書添付が不要となります。デジタル化が進むことで、経費精算プロセスの前方(決済や申請)から後方(経理担当者のチェックなど)まで、全方位でAIを活用した大きな変革期を迎えています。

 今回は、AIの中でも「経費精査」に特化したAIを導入することで、経費精算プロセスがどう変化していくのかご紹介します。

AIが経費利用を全件チェックするので、経理担当者の作業が減る

 経理担当者にとって最もインパクトが大きい変化は「経費のチェックにかけていた時間で、他の仕事が進められる」という点でしょう。

 経費の私的流用や横領などは、交通費や交際費などの小さな経費の不正使用から芋づる式に発覚するパターンが少なくありません。もっと言ってしまえば、最初の小さな金額の不正を犯した段階でそれを検知できていれば、「悪事は暴かれる」と示すことになり、それ以降に罪を犯すことを止められる可能性があるのです。

 経費のチェックはコンプライアンス上、そして従業員の人生を守る上でも非常に重要な業務ではありますが、月末月初に集中してしまったり、変化の少ない作業であり、担当者にとっては負荷のかかる業務です。

 そのチェック作業を、AIなら経理担当者に代わり全件担うことができます。AIですから、夜通し検証することも可能ですし、正しく利用すればミスも起こりません。従業員規模が大きくなれば大きくなるほど、経費申請数も増大します。コロナ禍によるテレワークの普及により、通勤費が実費化となった企業では今後、経費チェックはさらに煩雑になると想定できます。経理チェックを代替するAIの導入は、経理担当者の働き方改革に繋がるだけでなく、テレワークの推進にも寄与します。

AIは人間よりも多くのデータを利用して経費チェックを行うため、統制強化が可能

 人間が経費チェックを行う際に利用する情報と、AIが利用する情報には、圧倒的な差があります。例えばタクシーの利用申請があった場合であれば、AIは時間、ルート、入退館、勤怠、スケジュールなど複数の情報から、その利用が適正であったのか判断します。これは、AIだからこそ可能です。非常に大切な業務だとは言え、経費利用チェックだけが業務なわけではない経理担当者に、AIと同じ精度で不正検知を求めるのは現実的ではありません。

 AIによる経理費用チェックでは、工数削減と同じくらい、統制の高度化がメリットとなります。人間では実現できないことを成すからこそ、企業にとってAIを導入する価値があるのです。

不正の疑いがある利用者への確認もAIが担うので、経理担当者の精神的負担が軽減

 経費チェックにかかる工数削減、そして統制の高度化。それらと同等に経理担当者に評価されているのが、不正の疑いがある経費利用者への確認もAIが担うという点です。

 例えば営業のメンバーから出された交際費についての経費利用申請書に、明らかに不正と思わしき点があったとしても、「この経費利用、おかしいと思うのですが」とは、なかなか聞きにくいもの。いくらAIや経費システムが怪しい申請を検知したところで、その真偽を確かめないと、プロセスを前に進めることができません。

 申請について、疑問・疑義を払拭するところまでAIが自動で担ってくれるからこそ、経理担当者にとっての真の負担軽減と言えるでしょう。

意図的かどうかに関わらず、疑義のある申請のたびに確認されることで、利用者の意識が変わる

 意図したのか意図しなかったのかに関わらず、何か問題や疑義のある経費申請を出すたびに、AIから自動で確認されることで、経費の利用者には「不正は必ず検知される」という意識が生まれます。

 これは、コンプライアンス意識の高い従業員であれば、「意図しない不正がきちんとプロセスの途中で気づいてもらえる」という安心感につながりますし、一方で意図的に不正を犯してしまった従業員であれば、「どんな小さな不正でも必ず検知される。これからは不正はやめよう」という意識改革につながります。

 また、自分の会社は経費利用に対しても真摯に向き合っているという認識を持つことは、その会社が不公平のない働きやすい環境であるという自尊心を育てることにもなります。

 経費の不正利用そのものは小さなことかもしれませんが、企業文化や価値観を醸成するという意味では、経費の不正に対する精緻なチェックは大きな効果を発揮します。

不正利用が減り、経理担当者の負担はさらに軽減される

 従業員全体に、「自分の会社は経費利用に大してきちんとチェックを行っている」という事実が浸透すると、当たり前ですが経費の不正利用は激減します。

 日当の申請が規定通りになったり、電車のある時間帯のタクシー利用がなくなったり、私的な交際費の申請が減ったりします。年に数百万円単位で経費利用額が減少する場合もあります。

 不正な経費利用が減少することで、経費チェックを担当する経理の方の負担はさらに軽減していきます。

AIを使って正のループが生まれる

 AIが不正を漏らさず検知することで、経費の不正利用が減る、これは「正のループ」です。罪を罰することなく不正がなくなっていくことで、経理担当者の負担が軽くなり、より生産的な業務へと従事する時間を手に入れることにつながります。月末月初や休日出勤で対応していた経費精算業務をAIが担うことで、「経理部は業務上仕方ない」と諦められていた働き方改革も前に進むでしょう。

 AIから仕事を奪われると考えるのではなく、AIに仕事をやらせたからこそ、その業務がより高度化し、経理業務が経営に与えるインパクトが増大すると考えることができるのです。