オンラインセミナー【通勤費実費支給の経費リスク~AIによる通勤費の申請レス・承認レスの実現~】を開催します!

【イベントレポート】 「DX時代の経費管理 withコロナーAIによる不正検知ー」を開催しました

6月10日、Miletos株式会社は、アメリカン・エキスプレス・インターナショナル, Inc.(以下AMEX)と「DX時代の経費管理 withコロナ―AIによる不正検知ー」を共催しました。

テーマである「経費管理におけるDX」とは、デジタル化された決済情報を集約し、AIなど最先端テクノロジーを駆使することにより、今までとは全く異なる経費管理を実現することです。

コーポレートカードと経費精査AIを使うことで、経費プロセスそのものに、既存の価値観や枠組みを根底から覆すような革新的なイノベーションをおこすことが可能です。

【講演内容の一部をご紹介します】

テレワークという新しい働き方が始まった今だからこそ、DXによる経費管理が重要

朝賀「セミナーにご参加いただいた皆さまの中にも多数の在宅勤務の方がいらっしゃいますが、全世界的にテレワークが奨励され、今後揺り戻しなく普及していく可能性があります。テレワークが一般的になることで、申請者/承認者/経理担当者が、異なる場所から経費にまつまわる作業を行うようになります。

そういった中では紙ではなく、データでのやりとりが基本となります。以前であれば、申請書を受け取ったときに感じる『違和感』のようなものも、データで送られてしまうと、感じとることが難しくなります。物理的に申請書を提出することで、実は態度や雰囲気のような、非言語な領域で上長や経理担当者が感じとっていたものがあるはずです。

それだけではなく、テレワークになることで、従業員がそれぞれどんな活動をしているのか把握しにくくなっています。営業に出ているのか、商談はオンラインなのか、出勤したのか休んでいたのかさえ、直感では判断しにくく、統制をとるのが難しくなってきています。

つまり、上長や経理の方が現場のことを把握するのが難しくなり、今まで以上に経費の管理は難しくなっていくと考えられます。

朝賀「このような状況を考慮したときに、どのように効率的に、かつ、統制レベルを落とさずに経費の管理を行っていくのかという点について、『決済データの集約/データ分析と評価/改善とモニタリング/運用ルールの策定』という4つのステップ分けて、AMEXとお話しできればと思います。」

STEP1:コーポレートカードにより、経費データのデジタル化と集約を実現

坂口様「経費のデジタル化といったときに、どういったことを指すのか?『真のデジタル化』とは、社員さんが経費を利用したところから、経費精算システムの中で経費が集約され管理されていくところまでEnd to Endで人の手が介在しない、そういったプロセスが『真のデジタル化』だと考えております。

コーポレートカードを利用してどのようにデジタル化を推進していくか、そしてそのメリット。さらにその分野でAMEXが提供できる価値について、ご案内いたします。」

(アメリカン・エキスプレス®・コーポレート・カード:https://www.americanexpress.com/ja-jp/business/corporate-credit-cards/corporate-green/

坂口様「紙の領収書を使っている限り、人の手が介在しますので、不正のリスクがあります。コーポレートカードを使った場合、人の手を介在せずにデータが連携されます。デジタル化することで経費利用は透明化されますので、不正を防止することができます。手打ち入力の手間や、それを管理する方の省力化にもつながります。

皆さんご存じの通り、10月から電子帳簿保存法が改正されます。このメリットを享受する大前提として、先ほどお話した、『真のデジタル化』が条件となります。すべてデジタルによるプロセスができあがっているということが重要で、そこを達成することで、ガバナンス強化、業務効率化、コスト最適化という3つの企業ゴールの達成や、またペーパーレスも推進することが可能です。」

STEP2:複数データを元にAIが経費を分析することで、より高精度な審査を実現

朝賀「データを活用した分析と評価ということで、『AIを活用した経費プロセスとは?』と題しまして、まずは弊社が提供しているSAPPHIREというサービスについてご紹介させていただきます。

SAPPHIREは、現在、経理ご担当者が目検で行っている経費チェックをAIが代替することで、効率化・自動化を進めて参ります。複数データから多面的にチェックしていけるのがSAPPHIREの強みでもありまして、例えば入退館や勤怠データなどを組み合わせて、リスクの高い申請というのを洗い出していきます。

分析時の軸という点においては、AMEXからの利用データを取り込んで、経費申請データとのクロスチェックを行うことで、領収書の分割や返金未決済など、これまで人間では見えなかった部分にまで分析をかけていくことができます。また、AMEXからいただいた決済店の情報と、弊社独自の不適切店舗データベースを照合することで、経費としては不適切な店舗(風俗店など)の利用を特定することも可能です。

リスクが高いと判断された申請については、担当者が個別に確認をとる必要はなく、SAPPHIREがプラットフォーム上で自動で関係者に確認をとっていきます。経理ご担当者にご確認いただくのは、最終的にNGと判断された経費申請のみです。継続的にこのサイクルを回していくことで、疑わしい申請自体が減っていきます。

(経費精査AI「SAPPHIRE」:https://sapphire.miletos.tech/

コーポレートカードの利用率を高めたいというご要望に関しても、「どの申請がコーポレートカードを利用していないのか」を特定し、さらに「カードが使えない店舗なので、個人のカードで決済した」という理由が事実なのか虚偽なのかSAPPHIREで判断することで、コーポレートカードの利用を促していくことが可能です。

STEP3:疑義のある申請には自動で確認メールを飛ばす、新しいモニタリングの仕組み

朝賀「今後の経費業務のあるべき姿といたしましては、デジタル化されたカード情報などを用いまして、まずは自動入力。そこからSAPPHIREのプラットフォーム上でモニタリング・管理を行っていくという流れになります。

どのようにモニタリングしていくかですが、SAPPHIREは不正リスクを検知しましたら、自動的に申請者に確認のメールを飛ばします。申請者は確認画面から、質問への回答を入力しますので、その結果を経理ご担当者様に確認していただきます。その後必要があれば申請内容に修正依頼をかけていただくか、問題がなければそのまま通していただくという流れです。プラットフォーム上で、『疑義のある申請の検知・フォローアップ・回答の入力・修正依頼』まで完了できますので、経理ご担当者様の工数と心理的な負担を軽減することができます。」

朝賀「このように、不備や不正の傾向などが貯まりましたら、そのデータをもとに新しい運営プロセスの策定が必要となります。」

STEP4:経費の不正利用をなくすためには、適切な運用ルールの策定が必要

矢ヶ崎様「AMEXでは不正をなくす最適な運用ルールを策定するために5つのステップを踏んで進めていくことを推奨しています。『ゴールの設定、ステークホルダーの巻き込みと支持、適切なルール策定、周知と遵守の徹底、評価と見直し』です。」

矢ヶ崎様「3つ目の『適切なルールの策定』について具体的な事例を少しお話しいたします。ある企業において、出張で同じ目的地に行く場合でも、日系航空会社のビジネスクラスを利用する部署もあれば、安い航空会社を何回も乗り継いでいく部署もある、という状況が起こりえます。これは出張規定に、航空券予約に関するガイドラインがしっかり定められていないことが要因です。近年は航空券を予約する際には最安値ではなく、最適値で予約することを明記している企業様も増えてきました。

最適値の基準は企業様の文化やルールによって異なりますが、AMEXからもアドバイスさせていただきながら、策定していくことが可能です。それによって部署間の不公平感をなくすとともに、逸脱した経費の使用を抑えることができます。」