オンラインセミナー【通勤費実費支給の経費リスク~AIによる通勤費の申請レス・承認レスの実現~】を開催します!

テクノロジーがどう経理現場を変革していくのか

 一昔前の経理の現場には、様々な情報が記録された紙媒体が物理的に集められ、経理担当者は経験や知識を元にした知見を活かし、電卓片手に適切な処理を施していました。業務を遂行するためには、紙があるその場所にいることが当たり前であり、各企業毎に独自の経理業務ルールがあり、その中のひとつひとつの業務もまた往々にして属人化されていたのです。終身雇用が前提にある社会では、入社した企業の経理業務への理解を深めることに何ら問題はありませんでした。この時代の経理部門での働き方を「人・紙・現場からなる」とするならば、進化し続けるテクノロジーによって変革をもたらされるこれからの経理の現場は「AI・デジタルデータ・遠隔からなる」という言葉で表現できるでしょう。

コロナ禍で、現場のDXは劇的に加速

 新型コロナウイルス感染症拡大防止のための外出自粛により全社テレワークとなったものの、経理部門はテレワークでは業務の遂行が難しく、出社せざるをえなかったという話は珍しくありません。社会問題にもなった押印や紙文化の影響を最も受けやすい部署のひとつが経理部であり、一方でキャッシュフローを滞らせないためには、感染リスクを負いながらも出社していた経理担当者は多かったはずです。

 しかし、今回のパンデミックを機に社内のDXを加速せざるをえず、ペーパーレスや自動化のために構造改革を進め、通常業務のみならず決算までをもテレワークで完結させた企業もあります。

 実際の事例があるということは、舵を切りさえすれば、テレワークですべての経理業務を完結させられる可能性がどの企業にもあるということです。

社会的なDXへの流れを受け、情報のデジタル化が進む

 経済産業省がDXを進めるための取り組みについて「DX推進ガイドライン」を発表するなど、国を挙げてのDX推進の動きがある中で、企業における商習慣や業務の在り方は追随していくでしょう。

 社内の全部門と横断的にやりとりが発生する経理部門にとっては吉報です。社会からの要請で、社内から押印や紙が消え、さらには付き合いのある銀行や取引先ともデジタルデータでのやりとりが可能となれば、経理業務のDXは一気に進むはずです。

電子帳簿保存法が後押しに

 また、電子帳簿保存法改正も、DX化への強い後押しとなります。1998年7月に制定された電子帳簿保存法により、国税関係帳簿書類の全部または一部の電子データでの保存が認められるようになりました。また2005年3月の改定では、紙書類をスキャンし電子保存することも可能となりました。2016年3月の改定ではスキャナ機器の要件が緩和され、デジタルカメラやスマートフォンのカメラ等での撮影でも認められるようになり、さらに2020年10月の改定では、キャッシュレス決済の普及に伴い、電子取引の記録に関する要件が緩和されると言われています。受け取った電磁的記録は、発行者側でタイムスタンプを付与していれば、受取側はタイムスタンプ付与が不要となる他、受取側が自由にデータを改変できないクラウドシステム等での保存が認められるます。

デジタルデータを活用した形での業務改革が必要になる

 データが紙媒体から電磁的記録になることだけでは、もちろんDX化したとは言い難いでしょう。紙媒体がデジタルデータに置き換わっただけで、プロセスがレガシーのままでは、効率化とはほど遠いものです。場合によってはデジタルデータに変換する手間や、デジタルデータとデジタルデータの目検による突合など、余計に負荷が増えてしまう可能性すらあるのです。

 プロセスの「始まり」から「終わり」まで、いかに人手を省けるかがキーとなります。始まりで言えば、紙媒体へ書き込んでいたものを、人がパソコンからクラウドシステムなどに入力することがDX化の第一歩です。さらに先進的なプロセスを考えるなら、人が入力せずともAIが情報を集めてきて自動的にデジタルデータを作成するプロセスなども、経理業務においてすでに実現している領域があるのです。

真のDXは現場の意思なくして進まない

 DX化を進めるべきだというのは、国家的な競争力を維持するための命題であり、社内においては上層部から現場へ何の説明もなく突きつけられる命令でもあります。現場は困惑するでしょうが、現場でしか真に有効なDXのためのプロセスを構築することはできません。自社のレガシーなプロセスを熟知しているからこそ、外部と連携しながら、どうすればポイントを押さえながらモダンなプロセスを実現できるかを思考していくことができるのです。

 しかし、改革には痛みを伴う可能性もあります。現状回しているレガシープロセスは、その多くに人手が介在しています。何らかのシステムを利用していたとしても、運用・維持に工数がとられているのが現実です。その上で、新しいプロセスを構築する工数をどう確保すればいいのかという嘆きや怒りもきっと聞こえてくるでしょう。その声を鎮める魔法はまだ見つかっていません。DX化した未来への希望と、DX化できなかった未来への絶望を比較して己を奮い立たせるしかないないのかもしれません。真に有効なDXされたモダンプロセスが実現できれば、付加価値の感じられない作業や、残業・休日出勤とサヨナラできるはずです。